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Time Management: piccoli accorgimenti per ottimizzare il tuo tempo

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Time Management: piccoli accorgimenti per ottimizzare il tuo tempo

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      Organizzare e ottimizzare il tempo

Ora più che mai il tempo è un bene prezioso.
Spesso rimanere concentrati e gestirlo al meglio non è facile, soprattutto nell’era della tecnologia in cui il nostro cervello, i nostri telefoni e i nostri tablet sono costantemente connessi tra loro.

Cosa possiamo fare per focalizzarci sui nostri bisogni reali? Come possiamo ottimizzare il nostro tempo?

La questione è che non esistono giornate di 48 ore: questo è un dato di fatto!
Dobbiamo innanzitutto ricordare che il tempo è una misura inventata dalla società umana e che per ottimizzare il nostro tempo dobbiamo essere consapevoli di come lo usiamo.

Quindi la prima cosa da fare è analizzare la propria giornata: scrivere su un foglio le pause caffè, quante volte guardo siti internet, contare le telefonate, le email.

Nella sfera professionale, anche nel caso di orari flessibili, è indispensabile fissare i tempi del risveglio ad esempio, della colazione e del tragitto fino al posto di lavoro. Chi esamina la propria giornata lavorativa nella sua interezza individua ben presto i processi che vanno rivisti.

Per potersi organizzare al meglio è importante conoscere a fondo i propri impegni, quindi per prima cosa bisogna fare una lista in cui includiamo incombenze, appuntamenti, divertimenti.

Per ogni impegno bisogna assegnare la giusta priorità:

Priorità 1: da fare entro la giornata o al massimo entro domani;
Priorità 2: da fare entro la settimana;
Priorità 3: da fare entro il mese;
Priorità 4: da fare entro l’anno.

Così da sapere da dove cominciare!

In genere è bene cominciare dagli impegni più urgenti ed importanti.
In questo ci viene in aiuto la Matrice di gestione del tempo:

Si possono utilizzare 2 parametri per “classificare” le attività che svolgiamo: URGENTE e IMPORTANTE.

Cosa significa IMPORTANTE?

Importante ha a che vedere con i nostri valori, principi, gli obiettivi e i risultati che si vuole raggiungere!
“Importante” è soggettivo, per una persona la cosa più importante è essere un bravo genitore, per un’altra realizzarsi dal punto di vista professionale, non c’è un “giusto o sbagliato” perché ciò che è importante per me non è detto che lo sia anche per te!

Cosa significa URGENTE?

“Urgente” è oggettivo, dipende esclusivamente dalla variabile tempo, è un’attività che richiede attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza.
Urgente è “adesso o mai più”!

Combinando questi due parametri si ottengono i 4 quadranti che costituiscono la matrice:

  • Importante & Urgente
  • Importante & Non Urgente
  • Non Importante & Urgente
  • Non Importante & Non Urgente

urgenze-e-priorita

Ma tra un’attività che è “importante ma non è ancora urgente” ed una che è “urgente ma non importante” quale mettiamo prima?

Dobbiamo ricordare che le cose “urgenti” richiedono la nostra attenzione in maniera molto forte e tendono a prendere il sopravvento su tutto il resto.
Ma è fondamentale capire che una cosa urgente non diventa automaticamente importante e che, se non lo è, andrebbe completamente ignorata.
È molto facile (quasi “automatico”), re-agire ad un’urgenza, è molto più complesso occuparsi di una cosa importante quando ancora non è urgente.
Il problema è che, mentre le attività del III quadrante ci rubano il tempo, quelle del II iniziano a spostarsi nel I, perché quello che oggi è importante ma ancora non urgente, prima o poi lo diventerà, e ci ritroveremo a svolgere in fretta e furia una cosa a cui avremmo potuto dedicare tutto il tempo necessario!

Cosa scrivere nel quadrante 1? Q1 CRISI: Urgente e importante!

  • azioni che bisogna compiere al più presto
  • azioni che devono essere svolte in prima persona

Esempi:

  • progetti in scadenza
  • telefonate ai clienti
  • problemi pressanti, urgenti da risolvere
  • programmi in scadenza o scaduti

Se la maggior parte della nostra giornata è concentrata nel quadrante 1, abbiamo difficoltà a gestire il tempo, anzi sono gli impegni che gestiscono noi.

Cosa scrivere nel quadrante 2? Q2 QUALITA’: importante, ma non urgente?

  • progetti a medio/ lungo termine
  • miglioramento personale
  • nuove strategie operative da attuare

Esempi:

  • corsi di formazione e crescita personale
  • visite di check-up
  • praticare sport
  • opportunità di business

Più occupi tempo del quadrante Q2 e maggiore sarà la qualità della tua vita.

Cosa scrivere nel quadrante 3? Q3 INGANNO: urgenti, ma non importanti?

  • attività urgenti ritenute “ingannevolmente” importanti (in realtà potresti delegare)
  • attività spesso derivanti dall’esterno, che interessano ad altre persone
  • bisogna farle con urgenza (ma sei sicuro che vanno fatte?)

Esempi:

  • incontri o riunioni superflue
  • alcune telefonate o mail non fondamentali

Se occupiamo il tempo per badare alle urgenze degli altri, avremo sempre meno tempo per noi.

Cosa scrivere nel quadrante 4? Q4 SPRECO: non importante e non urgente?

  • attività banali che sarebbe meglio evitare
  • attività piacevoli che sarebbe meglio ridurre o rinviare

Esempi:

  • navigare tra migliaia di profili Facebook
  • inoltrare o leggere mail poco utili
  • giocare a campo minato su PC

Se ci troviamo spesso nel quarto quadrante, stiamo sprecando il nostro tempo e avremo il rimpianto di non aver realizzato attività importanti.

urgente-importante

Gestiamo il nostro tempo nel quotidiano

A questo punto prendiamo l’impegno al mattino di:

  • definire quelle due-tre-max quattro attività importanti alle quali dedicarci, almeno una delle quali del quadrante II.
  • delegare le attività meno importanti (attività del quadrante III)
  • cambiare qualche vecchia abitudine che ci fa sprecare del tempo (attività del quadrante IV)

A metà giornata facciamo un punto e definiamo come procedere per il resto della giornata.

Quando dobbiamo affrontare un impegno, inoltre, è meglio iniziare proprio dall’attività più difficile e cercare di concentrare questa attività nella prima parte della giornata o nel momento della giornata in cui sappiamo di essere più produttivi (ecco perché analizzare bene la nostra giornata come prima cosa ci aiuta anche a monitorarci e conoscerci!).

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Valentina Schifaudo

Valentina Schifaudo

Responsabile Comunicazione at P2Solution
Nel lavoro, come nella vita, il mio obiettivo è quello di aiutare le persone a gestire i conflitti (interiori e relazionali) e a creare buone relazioni tramite una comunicazione diretta ed efficace.
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